Выставление счёта
Было. Менеджер копирует старый счёт, меняет реквизиты и сумму, иногда забывает поменять дату.
Стало. Счёт собирается из сделки с актуальными реквизитами, менеджер проверяет сумму и отправляет.
Автоматизация документов: счета, акты и договоры по шаблону, обмен через ЭДО
Документы редко сложны, их просто много. Реквизиты вписывают вручную, акты в конце месяца собирают по одному, а подписан ли договор, выясняют звонком. Настроим формирование документов по шаблону и обмен с контрагентами, чтобы человек проверял, а не набирал.
Обсудить задачу →Работаем по договору с ИП, профильного исполнителя подбираем под задачу. Удалённо, по всей России.
Что автоматизируем
Счета и акты из сделки или заказа
Реквизиты, позиции и суммы берутся из учёта или CRM. Бухгалтеру остаётся проверить и отправить.
Договоры по шаблону
Название, реквизиты контрагента, предмет, сроки подставляются из карточки. Сам текст шаблона утверждает ваш юрист, мы только заполняем поля.
Периодические документы
Акты по абонентским договорам, сверки и счета на каждый месяц формируются по расписанию, а не по памяти бухгалтера.
Отправка и приём через ЭДО
Исходящие документы уходят оператору из учётной системы. Входящие попадают в учёт и не остаются лежать в кабинете оператора.
Контроль статусов
Видно, что отправлено, что подписано, что отклонено и что висит без ответа. По зависшим документам приходит напоминание.
Доверенности и подписи
Сроки действия машиночитаемых доверенностей и сертификатов подписи отслеживаются, о подходящем сроке предупреждает напоминание.
Архив и поиск
Документы привязываются к сделке, договору и контрагенту, имена файлов подчиняются одному правилу, найти нужный можно за минуту.
Было и стало
Типовые ситуации. Это примеры, а не результаты конкретных клиентов: что есть у вас, выясняем на аудите.
Закрытие месяца
Было. Бухгалтер вручную делает десятки актов по одному и отправляет почтой.
Стало. Акты формируются по списку договоров и уходят через ЭДО, бухгалтер разбирает только отклонённые.
Поставщик прислал УПД
Было. Документ открывают в кабинете оператора, скачивают и набирают поступление в учёте заново.
Стало. Поступление появляется в учёте по документу из ЭДО, остаётся его подтвердить.
Договор без ответа
Было. Неделю спустя выясняется, что контрагент его так и не подписал.
Стало. Через заданный срок менеджер получает напоминание, а руководитель видит список неподписанных.
Как проходит работа
- Реестр документовСоставляем список документов, которыми вы пользуетесь, и фиксируем, откуда берутся данные для каждого.
- ШаблоныБерём ваши утверждённые шаблоны и размечаем поля. Тексты шаблонов при необходимости согласуйте с юристом.
- НастройкаНастраиваем формирование и отправку в вашей системе: 1С, CRM или конструкторе документов. С электронным документооборотом работаем в Диадоке, СБИС и 1С-ЭДО. Какие именно документы и как обменивать, уточняем на аудите.
- ПроверкаФормируем документы на ваших реальных данных и сверяем с тем, что вы делали руками.
- ПередачаПоказываем сотрудникам порядок работы и оставляем инструкцию.
Что потребуется от вас
- Образцы документов и утверждённые шаблоны договоров
- Доступ в учётную систему или CRM с ограниченными правами, который вы выдаёте и отзываете
- Подключённый ЭДО с вашим оператором, если нужен обмен
- Сотрудник, который ставит подпись: подписывает ваш уполномоченный человек
Что важно знать
- Юридическое содержание договоров мы не пишем и не проверяем: это работа вашего юриста.
- Бухгалтерские и налоговые решения принимает ваш бухгалтер, мы их не подменяем.
- В документах есть персональные данные сотрудников и контрагентов. Всё настраиваем в ваших системах. Для настройки хватает обезличенных образцов.
- Какой обмен доступен, зависит от вашей версии 1С и тарифа у оператора ЭДО: говорим об этом до начала работ.
Частые вопросы
Чем это отличается от подключения ЭДО?
Подключение ЭДО даёт канал обмена с контрагентами. Автоматизация документов решает, как документы появляются на выходе и что происходит с ними на входе. Первое можно сделать без второго, но полезнее вместе.
Можно ли формировать документы без 1С?
Да. Подойдёт CRM с шаблонами документов, облачный конструктор или таблица с генерацией файлов. Что взять, зависит от того, где у вас уже живут данные о сделках.
Кто отвечает за правильность реквизитов и текста шаблонов?
Шаблоны и реквизиты утверждаете вы. Мы настраиваем подстановку и проверяем, что поля заполняются из нужных источников. Текст договора проверяет ваш юрист.
Сможет ли система сама подписывать документы?
Подпись остаётся за уполномоченным человеком. Мы можем ускорить путь к ней: подготовить пакет, напомнить, собрать подписанное. Решение о подписании принимает ваш сотрудник.
Что с документами, которые приходят сканом или PDF?
Их можно раскладывать по папкам и привязывать к контрагенту. Распознавание текста возможно, но результат нужно проверять глазами, поэтому полностью без человека на этом участке не обойтись.
Нужен ли доступ в наш кабинет ЭДО?
Для настройки обмена из учётной системы кабинет обычно не нужен. Если нужен, входит ваш сотрудник со своей подписью. Исполнитель может работать в кабинете по доверенности, которую вы выдаёте и отзываете, но подписывает документы только ваш уполномоченный.
Не нашли свою задачу?
Опишите, что повторяется изо дня в день: разберём и скажем, можно ли это автоматизировать и как.
Расскажите о своей задаче
Оставьте контакт: мы сами спросим, как это устроено сейчас, и скажем, можно ли это автоматизировать.
Предпочитаете написать? Если на сайте включён чат, кнопка «Обсудить задачу» выше откроет его.