Заявка с сайта
Было. Письмо приходит на общую почту. Кто-то замечает его к вечеру и переписывает в таблицу.
Стало. В CRM появляется карточка с источником и текстом, ответственный получает уведомление сразу.
Автоматизация CRM: заявки не теряются, а менеджеры не забывают перезвонить
Заявки приходят с сайта, из мессенджеров, почты и звонков, а потом оседают в личных чатах менеджеров и в таблицах. Настроим CRM так, чтобы каждая заявка попадала в одно место, находила ответственного и не лежала без следующего шага.
Обсудить задачу →Работаем по договору с ИП, профильного исполнителя подбираем под задачу. Удалённо, по всей России.
Что автоматизируем
Сбор заявок в одну карточку
Формы сайта, письма, сообщения в мессенджерах и, где позволяет телефония, звонки создают обращение или сделку сами. В карточке сразу видно, откуда пришёл человек и что он написал.
Автораспределение между менеджерами
Правила по очереди, по товарной группе, региону, сумме или загрузке. Если менеджер не взял заявку в работу за оговорённое время, она уходит следующему или руководителю.
Напоминания о следующем шаге
У каждой сделки есть дата и действие: позвонить, отправить предложение, уточнить оплату. Просроченные шаги видны менеджеру и тому, кто за него отвечает.
Воронка под ваш процесс
Этапы повторяют то, как вы продаёте на самом деле. На этапе можно требовать обязательные поля, например причину отказа или сумму, чтобы не терять информацию.
Шаблоны писем и документов из карточки
Коммерческое предложение, счёт, договор собираются из данных сделки в один клик. Менеджер проверяет и отправляет.
Дубли и повторные обращения
Совпадение по телефону или почте подсказывает, что человек уже есть в базе, и не даёт завести вторую карточку.
Отчёты по воронке
Сколько заявок пришло, на каком этапе они стоят, из каких источников, по каким причинам отказывают. Сотрудник сверяет цифры и отправляет.
Было и стало
Типовые ситуации. Это примеры, а не результаты конкретных клиентов: что есть у вас, выясняем на аудите.
Менеджер в отпуске
Было. Его клиенты ждут, пока он вернётся, или кто-то вспоминает о них случайно.
Стало. Правило передаёт новые заявки замещающему, а открытые сделки руководитель переназначает одним действием.
Клиент не ответил на предложение
Было. О нём вспоминают через месяц, если вспоминают.
Стало. Через заданный срок менеджеру приходит задача «уточнить». Если задача просрочена, о ней узнаёт руководитель.
Разбор отказов
Было. Причины спрашивают у менеджеров на планёрке, и каждый отвечает по памяти.
Стало. Причина отказа обязательна при закрытии сделки, поэтому отчёт по отказам строится сам.
Как проходит работа
- Путь заявкиВыясняем, откуда приходят обращения, кто их обрабатывает и где они теряются сейчас.
- СхемаРисуем воронку, правила распределения и напоминания. Согласуем с вами и ответственным за продажи.
- НастройкаНастраиваем в вашей CRM. Если системы нет, сравним подходящие варианты. Это могут быть, например, amoCRM, Битрикс24 или retailCRM: называем как примеры, подключаемость уточняем после аудита.
- ПроверкаПрогоняем реальные заявки по всем правилам, исправляем то, что работает не так, как задумано.
- ПередачаПоказываем менеджерам и руководителю, как теперь устроена работа, и передаём описание по акту.
Что потребуется от вас
- Описание того, как вы продаёте: этапы, кто что делает, где сейчас теряются заявки
- Учётная запись администратора в CRM с нужными правами: выдаёте и отзываете её вы
- Человек со стороны продаж, который решает спорные вопросы по правилам
- Несколько типовых заявок для проверки: можно с замазанными данными клиентов
Что важно знать
- Рост продаж и конверсии не обещаем: CRM убирает потери и забывчивость, а продают всё равно люди.
- Настраиваем в вашей CRM: клиентская база остаётся в вашей системе. Если для проверки нужны живые карточки, условия доступа фиксируем в договоре.
- В карточках клиентов есть персональные данные: у вашей компании должны быть собственные документы по ним. Мы их не готовим.
- Подключить можно не всё: возможности зависят от выбранной CRM и тарифа, это выясняем до начала работ.
Частые вопросы
У нас нет CRM, только таблица. С чего начать?
С описания процесса на одну страницу: откуда приходит заявка, кто её берёт, какие бывают этапы. По нему видно, хватит ли простой CRM или нужна система посерьёзнее. Выбор делаем вместе, без привязки к одному сервису.
Можно ли распределять заявки не по кругу, а по правилам?
Да, если система умеет такие условия. Распределять можно по товарной группе, региону, источнику, размеру сделки или тому, кто свободен. Какие условия доступны, зависит от вашей CRM и тарифа.
Поймут ли менеджеры, как этим пользоваться?
Правила настраиваем так, чтобы менеджеру приходило меньше лишнего. Показываем всё на ваших реальных заявках и оставляем короткую памятку. Если что-то неудобно, правим по обратной связи после запуска.
Подключится ли телефония и почта?
Зависит от оператора связи и самой CRM: у многих есть готовые интеграции, у некоторых нет. Что получится, скажем только после проверки ваших систем.
Придётся ли давать вам доступ к базе клиентов?
Для настройки правил обычно хватает тестовых записей и прав на настройку. Если нужно проверить работу на живых карточках, учётную запись выдаёте вы, ограничиваете по правам и отзываете. Условия, на которых исполнитель видит персональные данные, фиксируются в договоре.
Чем это отличается от настройки 1С?
1С отвечает за учёт: товары, документы, остатки. CRM отвечает за путь клиента до покупки. Мы можем связать их, чтобы сделка превращалась в заказ без повторного ввода, но это отдельная задача.
Не нашли свою задачу?
Опишите, что повторяется изо дня в день: разберём и скажем, можно ли это автоматизировать и как.
Расскажите о своей задаче
Оставьте контакт: мы сами спросим, как это устроено сейчас, и скажем, можно ли это автоматизировать.
Предпочитаете написать? Если на сайте включён чат, кнопка «Обсудить задачу» выше откроет его.